Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)

Kaufleute für Büromanagement führen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten aus. Neben dem allgemeinen Schriftverkehr schreiben sie Protokolle, Aktenvermerke oder Berichte. Sie bereiten Daten auf und erstellen z.B. Abrechnungen, Präsentationen oder Statistiken.

Außerdem planen, koordinieren und überwachen sie Termine, empfangen Gäste, nehmen Telefonate entgegen, sichten die eingehende Post oder beschaffen benötigtes Büromaterial. Wenn Geschäftsreisen zu organisieren sind, buchen und reservieren Kaufleute für Büromanagement Hotelzimmer und ermitteln die günstigsten Verkehrsverbindungen.

Außerdem bereiten sie Veranstaltungen wie Besprechungen, Konferenzen, Tagungen oder Web-Seminare organisatorisch vor bzw. nach. Zudem betreuen sie Kundinnen und Kunden, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge.

Zusätzlich zu den wiederkehrenden Einsatzbereichen im Sekretariat, Rechnungswesen oder Controlling lernen unsere Auszubildenden verschiedene Abteilungen mit sehr vielfältigen Tätigkeiten der Wirtschaftsförderung kennen.

Wichtige Inhalte / Einsatzbereiche in der Ausbildung sind:

Sekretariat:

• Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen
• internen und externen Schriftverkehr erledigen
• Unterlagen für Vorgesetzte und Kolleginnen/Kollegen aufbereiten und bereitstellen
• Präsentationen vorbereiten, gestalten und durchführen
• Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben
• für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen

Rechnungswesen:

• Kontierung und Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Kontoauszügen
• Durchführung von Zahlläufen
• Mahnwesen
• Einblick in die Erstellung von Jahresabschlüssen

Controlling:

• Vorbereitung von Wirtschaftsplänen, Managementreports und Beteiligungsberichten
• Personal / Organisation:
• Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen (Eingangsbestätigungen, erste Auswahl, Absagen)
• Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen

Immobilien und Bau:

• Verwaltung von Mietobjekten, Angebotseinholung, Auswertung der Angebote und Vergabe der Reparatur-, Instandhaltungs- und Dienstleistungsaufträge
• Durchführung von Besichtigungen mit Mietinteressenten oder Begehungen mit Firmen für Reparaturarbeiten

Marketing:

• Entwicklung und Durchführung von Marketingmaßnahmen sowie Mitwirken an Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit
• Social-Media-Angebote pflegen und an Onlinemarketing-Kampagnen mitarbeiten an der Veranstaltungsplanung, -organisation und -kalkulation mitwirken

Bremen Tourismus:

• Mehrsprachige persönliche und telefonische Beratung und Verkauf von touristischen Leistungen
• Zusammenstellung touristischer Leistungen und Angebote
• Planung und Umsetzung von Kongressen, Tagungen und Veranstaltungen
• Unternehmensservice und Standortentwicklung:
• Telefonische und persönliche Auskunft zu Gewerbean-, um- und -abmeldungen
• Aktualisierung und Pflege von Firmen- und Standortdaten

Empfang:

• Kundinnen/Kunden empfangen und betreuen
• Bedienung der zentralen Telefonanlage